Lorsque vous parliez de travailler à la maison il y a dix ans, votre patron pouvait désapprouver cette idée puisque le travail à domicile. À l'époque, le travail à domicile était un symbole de faible efficacité et de productivité non compétitive. De nombreux employeurs pensent que leur personnel peut être facilement distrait dans un environnement de travail à distance, où les responsables ne peuvent pas surveiller leurs employés et où leurs ordres ne peuvent pas être transmis directement.  

Les choses changent délibérément aujourd'hui. L'apparition d'une maladie contagieuse nécessite une distanciation sociale pour éviter une perte de productivité et améliorer la protection de la santé publique. Pour éviter le risque d'infection, de nombreuses entreprises, notamment dans le secteur des technologies de l'information, demandent à leurs employés de travailler depuis leur domicile au lieu de travailler sur le lieu de travail traditionnel. Dans ce cas, la réunion en ligne et la vidéoconférence deviennent très importantes pour les entreprises et leurs employés qui décident de travailler à domicile.

Heureusement, avec le développement de la technologie Internet et l'explosion des besoins de télécommunication en ligne, il existe de nombreux logiciels de vidéoconférence capables de gérer des réunions en ligne. Chacun d'entre eux a une orientation différente et convient mieux à diverses situations. Penchons-nous un peu plus sur ces logiciels et mettons en lumière leurs différentes fonctionnalités.

Comparaison de différents logiciels de conférence en ligne

Zoom

Zoom est considéré comme le logiciel de conférence en ligne le plus populaire et le plus réussi aujourd'hui. Bien que Zoom ait été perturbé par une controverse pendant la pandémie, cela n'a pas pu l'empêcher de devenir la plateforme de conférence en ligne la plus populaire en 2020.

Zoom tire parti de nombreuses dimensions par rapport aux autres outils de réunion en ligne. Son interface utilisateur est étonnamment propre et claire.  Quiconque s'essaie pour la première fois à un logiciel de conférence en ligne peut accéder rapidement à la fonction principale de Zoom et établir une réunion en ligne en un clic.

En ce qui concerne les fonctionnalités, Zoom prend en charge les réunions générales, avec un fonctionnement très simple auquel vous devez vous adapter.

La réunion programmée est présentée comme l'une des fonctions principales. L'intégration du calendrier vous permet de programmer vos réunions Zoom en utilisant Zoom Scheduler Extension ou Plug-In pour Outlook avec votre système de calendrier existant.

Pour aider le titulaire de la conférence à gérer le temps de réunion et les participants à la réunion. Zoom propose une « salle d'attente », qui offre une file d'attente vous permettant d'admettre délibérément les participants à la réunion afin d'en accroître la sécurité. Il existe également une « salle de réunion » qui vous permet de diviser un appel unique en groupes individuels. Ainsi, les participants peuvent avoir leurs conversations sans être diffusées à tous les participants à la réunion.

Zoom prend également en charge le chat en cours de réunion. Au cours d'une réunion, vous pouvez envoyer votre message par le biais d'un chat en temps réel aux autres participants à la conférence. La fonction d'enregistrement est une option qui permet d'enregistrer le contenu et le contexte de la réunion. Vous pouvez lancer l'enregistrement manuellement ou automatiquement. Vous pouvez également partager votre écran avec un autre participant lors d'une conversation, ce qui est une fonction pratique à utiliser.

Et il y a aussi les outils supplémentaires ajoutés comme fonctions de commodité. Par exemple, les arrière-plans virtuels, qui vous permettent d'afficher une image ou une vidéo comme arrière-plan de votre présentation. Zoom dispose également d'une fonction qui vous permet de « lever la main» virtuellement. C'est une bonne chose puisque vous pouvez remarquer l'organisateur/les orateurs lorsque vous retenez votre opinion sans interrompre le flux de discours en cours. Et voici un outil de sondage qui vous permet de faire un sondage pendant la conversation. Ajouter une partie interactive à la présentation est toujours une bonne idée.

Zoom a ajouté une autre fonction à son logiciel de vidéoconférence. Elle adoucit votre apparence par le biais de votre webcam, pour vous donner un air professionnel et soigné. Cela pourrait être très populaire, n'est-ce pas ?

D'une manière générale, l'utilisation de Zoom est gratuite, mais sa fonctionnalité est tout de même limitée pour la version gratuite. La version gratuite de Zoom peut accueillir jusqu'à 100 réunions de participants. C'est largement suffisant pour la majorité des scénarios de travail. Et elle limite la durée de la réunion à 40 minutes, ce qui peut être un problème critique pour l'organisateur de la réunion. Le plan premium de Zoom coûte plus de 180 $ plus taxe, ce qui n'est pas généreux.  

Skype

Skype est une application de télécommunication qui a été lancée le 29 août 2003. Après 18 ans d'amélioration et d'évolution, Skype est devenu synonyme d'outil de communication informatique. Lorsque les gens font des discussions audio/vidéo en ligne, ils associent instinctivement Skype.    

Lorsque nous nous plongeons dans les fonctions de conférence en ligne de Skype, nous constatons qu'il y a certainement des différences entre eux. À la différence de Zoom, Skype se concentre toujours sur son métier d'appel téléphonique sur ordinateur. Vous pouvez accéder à leur panneau de réunion en ligne assez rapidement en cliquant sur « rejoindre maintenant », mais encore plus de 60% de ses navigateurs sont préparés pour les fonctions d'appel sur ordinateur.

L'interface de Skype est un peu confuse par rapport à celle de Zoom. La disposition générale des fonctions du logiciel suit la logique des télécommunications traditionnelles, comme la numérotation sur un téléphone fixe ou mobile.

Lorsque vous démarrez une réunion en ligne, vous pouvez inviter des participants en leur envoyant votre code de salle ou envoyer l'invitation par le biais de vos contacts Skype. Pendant la conversation, vous pouvez saisir le message en cliquant sur « Chat ». Vous pouvez également envoyer des émojis pour présenter votre sentiment, envoyer des ressources telles que des photos, des documents par le biais de la colonne de discussion pour les partager avec les membres de la réunion.

La planification d'une conférence en ligne est une tâche que vous pouvez facilement accomplir avec Skype. Cliquez sur « Programmer un appel », choisissez l'heure de la réunion et sélectionnez les participants dans la liste de contacts. L'invitation sera envoyée à tous avant le début de la conférence. Skype propose un système de sondage simple.

Comme nous pouvons le constater, Skype se positionne toujours comme un outil de communication plutôt que comme un logiciel spécialisé dans les conférences en ligne. La plupart de ses fonctionnalités sont orientées vers les appels téléphoniques. Comparé à Zoom, il lui manque certaines fonctions utiles, en échange d'une meilleure capacité de télécommunication et d'accrochage téléphonique.

Skype est généralement gratuit, il offre des conférences téléphoniques gratuites de 40 minutes avec un maximum de 100 participants, mais si vous passez à Skype Entreprise (inclus dans Office 365 Business Essentials à 5 $ par utilisateur et par mois, Office 365 Business Premium à 12,50 $ par utilisateur et par mois et Office 365 Enterprise E5 à 35 $ par utilisateur et par mois), vous ne pourrez plus limiter le nombre de participants et la durée de la conférence (plus de 40 minutes). 

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Google Meet

Google Meet, également connu sous le nom de Google Hangout Meet a été lancé en mars 2017. Bénéficiant de la base d'utilisateurs & de la technologie de Google, Google Meet est rapidement devenu extrêmement populaire après sa sortie.

Comparablement, Google Meet offre un service de réunion en ligne conçu principalement pour les entreprises et les bureaux, qui permet aux collègues et à la main-d'œuvre de discuter par vidéo et par texte. Fourni par les services de Google, Meet dispose de certaines fonctionnalités intéressantes que ses concurrents proposent à leurs utilisateurs.

Lorsque vous utilisez Google Meet, vous pouvez ajouter le participant à la réunion en ajoutant son compte Google ou rejoindre la réunion à partir de Gmail. Il s'agit d'une fonctionnalité parfois très pratique, car presque tout le monde possède un compte Google pour le travail et la vie. Et bien sûr, vous pouvez partager le lien de votre réunion avec les membres de la réunion afin qu'ils puissent se joindre à la conversation, tout comme les autres logiciels de conférence. À propos, Google Meet vous permet de changer la mise en page de l'APP en cliquant sur le menu des paramètres. Vous pouvez également adapter l'interface utilisateur aux besoins de votre travail.

Vous pouvez organiser des séances de brainstorming collaboratif grâce à l'intégration du tableau blanc Jamboard dans Google Meet. Ce serait une bonne idée lorsque votre équipe a besoin d'un brainstorming et d'un débat animé pour faire émerger des idées brillantes. Et vous pouvez partager une fenêtre, un onglet ou l'intégralité de votre écran grâce à la fonction « Presenter maintenant » pour un meilleur engagement.

Comme d'autres, Google Meeting offre une fonction de sondage qui permet aux présentateurs d'obtenir les réactions dont ils ont besoin et aux membres de l'auditoire de se faire entendre. Cela permet de rendre la réunion plus attrayante, plus productive et plus agréable.

Une fonctionnalité intéressante est que vous pouvez activer/désactiver le sous-titrage dans Google Meeting. Votre voix sera analysée et transférée en sous-titre sous votre webcam lors de la conférence. Cette fonction est très avantageuse lorsque la réunion nécessite de communiquer avec des personnes issues de milieux culturels différents. Comme nous savons que les accents forts gênent parfois la compréhension de la langue, la fonction de sous-titrage résout parfaitement ce problème.

L'ensemble de Google Meet est basé sur Google App et le navigateur Chromium. Vous n'avez pas besoin d'installer quoi que ce soit pour accéder à Google Meet. En ce qui concerne le prix, Google Meet est gratuit et sans limite de temps, mais il limite toujours les fonctions connexes, comme le tableau blanc, l'invitation de groupe et d'autres fonctions que nous avons mentionnées ci-dessus. Il vous faudra payer pour débloquer les limites de ces fonctions. Le tarif général est de 6 $ par mois au niveau le plus bas.

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TeamViewer meeting

TeamViewer est un logiciel d'accès à distance aux ordinateurs. Il pourrait être l'un des pionniers qui a fourni une solution facile de service de contrôle à distance pour les utilisateurs mondiaux. Le premier TeamViewer est sorti en 2005 et la fonction a été étendue au fil du temps. Récemment, l'équipe de TeamViewer a lancé TeamViewer Meeting, qui est considéré comme un logiciel facile à utiliser et dédié aux conférences de groupe en ligne.

Le design de l'interface utilisateur de TeamViewer Meeting est assez minimaliste. Vous pouvez accéder à toutes les fonctions nécessaires en cliquant sur les onglets de son interface principale. Il n'y a pas de fonctions sophistiquées ou fantaisistes qui vous déroutent, mais une seule direction à suivre : la vidéoconférence en ligne.

Pour utiliser TeamViewer Meeting, vous n'avez pas besoin de vous connecter ou d'affilier un compte de réseau social. Vous pouvez rejoindre n'importe quelle vidéoconférence en entrant l'ID de la réunion, ou créer une réunion et générer l'ID par vous-même.

Après avoir démarré la réunion, le système vous demandera si vous souhaitez partager l'écran, ce qui n'est pas une mauvaise chose puisque plus de 90 % des réunions de travail nécessitent une présentation avec du matériel visuel.

Vous pouvez envoyer du texte en cliquant sur la bulle de texte, mais TeamViewer Meeting ne permet pas encore de transmettre des images et des documents. Il n'y a pas beaucoup de choses que nous pourrions avoir ici, seulement montrer sur la webcam, avoir plusieurs personnes qui se joignent, avoir une bonne conférence vidéo/audio. C'est tout.

Je voudrais considérer que cette simplicité et cette propreté sont les plus grands avantages dont bénéficie TeamViewer Meeting, qui est un freeware complet. Mais pour les utilisateurs qui ont besoin d'une application de réunion multi-rôle qui gère différents besoins pendant la présentation, TeamViewer Meeting peut ne pas être votre option prioritaire.

Un avantage que l'on ne peut jamais ignorer est que l'utilisation de TeamViewer est entièrement gratuite. Aucune limitation de fonction, aucune restriction de participants, aucune limite de temps. De ce point de vue, TeamViewer est peut-être l'une des meilleures solutions si l'on considère son rapport coût-efficacité.

Plongez dans le besoin - un enregistreur d'écran qui vous aide à faire un enregistrement de réunion

En diverses occasions, nous aurons besoin d'enregistrer l'ensemble de la réunion comme sauvegarde. En particulier pour les conférences de travail très formelles ou les communications commerciales importantes. Comme nous l'avons dit plus haut, tous les logiciels de conférence vidéo/audio en ligne ne permettent pas d'enregistrer à la fois la vidéo et l'audio de la conférence. C'est à ce moment-là que nous avons besoin d'un enregistreur d'écran qui peut enregistrer toute la réunion en ligne pour vous. Lire : 10 meilleurs enregistreurs d'écran de jeux répondant à tous vos besoins (gratuits et payants)

Bien qu'il existe de nombreuses options d'enregistreurs d'écran disponibles sur Internet, je recommande fortement l'iTop Screen Recorder comme outil de productivité pour vous aider à travailler.

Avantages d'utiliser iTop Screen Recorder

1. Gratuit. Vous n'avez pas à payer un dollar pour accéder aux fonctionnalités dont vous avez besoin pour enregistrer votre conférence. Même n'ont aucun filigrane serait ajouté à l'image.

2. Pratique. Cliquez sur un bouton, sélectionnez une fenêtre et c'est parti.

3. Minuscule. Pack d'installation compact (20 mégaoctets), pas de module complémentaire, pas d'inscription ni d'affiliation à des médias sociaux. 

4. Au fait, vous pouvez convertir la vidéo de la conférence dans un autre format pour une meilleure qualité, une meilleure mobilité, etc... 

Si vous avez besoin d'un assistant polyvalent pour vous aider à capturer et enregistrer l'écran de votre réunion ou de votre travail, je vous recommande iTop Screen Recorder. De toute façon, son utilisation est gratuite, si vous avez un tel besoin, pourquoi ne pas l'essayer ?